8
.
12
2018

Ønsker du å lære å sette scenen for dine forhandlinger? Her er 3 tips som setter deg i førersetet.

De fleste som forhandler har en tendens til å glemme at forhandlinger også er en prosess. Hvis du vil øke dine ferdigheter som forhandler bør du ha en bevisst holdning til hvordan forhandlingene skal foregå. Her får du tre enkle tips som hjelper deg på vei til å få forhandlingsprosessen slik du vil ha den.

1. Du bør forhandle fram en forhandlingsprosess

Før forhandlingene starter er det lurt å forklare din motpart hva du ønsker å forhandle om og hva som kan være en god prosess for å oppnå disse målene.

Hvis motparten ser for seg en annen fremgangsmåte må du forhandle fram en prosess før selve forhandlingene starter. Med andre ord; få på plass spillereglene før du begynner å spille.

Hvis du f.eks. foretrekker å forhandle basert på gjensidig nytte, hvor man fokuserer på å skape verdier for alle som er med, bør du være veldig klar på at du akter å bruke tid til å utveksle informasjon og utforske mulig gjensidige nytte og muligheter.

Din motpart kan jo kanskje forvente en helt annen fremgangsmåte, f.eks, utveksling av utkast og forslag, eller at man legger på bordet sine beste tilbud.

Hvis du og din motpart har fullstendig ulikt syn på hvordan forhandlingsprosessen bør foregå vil det kunne oppstå både forvirring og mistillit som kan ødelegge forhandlingene.

Det er derfor viktig at du oppklarer disse grunnleggende uenighetene så tidlig som mulig. Det er flere måter å gjøre det på.

Mitt forslag er å begynne med en agenda.

2. Lag en agenda

Det er fristende å gå rett på substansen i forhandlingene uten at du først setter en agenda og avklarer formålet med forhandlingene dine.

Selv om de langsiktige målene med forhandlingene er klare for deg og din motpart (f.eks, en signert avtale av en eller annen type), kan dere ha ulike oppfatninger om hva som skal være resultatet av et spesielt forhandlingsmøte. F.eks. kan situasjonen være at du ønsker å identifisere de viktigste temaene for forhandlingene og hvordan partene ser på dette, mens motparten kanskje håper å komme ut av møtet med et utkast til en avtale, eller et annet forpliktende resultat.

Hvis du mislykkes å forene disse utgangspunktene kan det føre til unødig frustrasjon. Den ene siden kan ønske å forsere mot en avtale, mens den andre parten opplever å kaste bort tiden med å utveksle informasjon med en motpart som ikke er på samme banehalvdel.

Hvis dette er situasjonen lønner det seg å bruke tid på å sette opp en realistisk agenda.

Bruk tid på å sette opp målbare og nøkterne mål for hvert møte. Det er bedre å ligge foran planen enn å havne bakpå.

Husk at forhandlinger tar tid og krever energi. Sett av tid til pauser og interne møter. Små pauser og gruppemøter gir forhandlerne tid til å diskutere internt og sjekke hvordan man ligger an i forhold til planen. Husk å bruke agendaen som et verktøy for styring av prosess - ikke innhold.

Å bruke agendaen som hersketeknikk er selvsagt mulig, men ikke spesielt konstruktivt.

Når du har en agenda på plass kommer det vanskeligste - nemlig å håndtere forpliktelsene underveis.

3. Hvordan bør du håndtere forpliktelsene i en forhandlingsprosess?

I alle forhandlinger engasjerer partene seg i en prosess som består av forpliktelser. Nærmere bestemt; de inngår avtaler om selve forhandlingsprosessen, f.eks. hvor og hvordan man skal diskutere de ulike temaene, eller hva slags bestemmelser man skal gjøre om disse temaene.

Når dere forplikter dere i forhold til forhandlingsprosessen, bør du og din motpart fokusere på inndelingen av de temaene som skal diskuteres.

En god strategi vil være å starte med de lette temaene hvor du antar at partene har klare fellesinteresser.

Når dere drøfter temaer og forpliktelser bør du ha oppmerksomheten på såkalte "pakkeløsninger". I kompliserte forhandlinger, hvor mange temaer skal drøftes, vil spørsmålene henge sammen og bør derfor behandles som en pakke. Noen forhandlere vil kanskje falle for fristelsen til å legge opp til såkalte "salami-forhandlinger". Det vil si at man tar ett og ett tema, og låser forpliktelsen til dette temaet før man går videre.

Unngå slike forhandlinger. Pass på at prosessen tillater at temaer som henger sammen behandles under ett - gjerne med mottoet; "intet er avgjort før alt er avgjort".

I "pakkeforhandlinger" kan du først forhandle den "lette" pakken. Deretter den vanskelige. Prøv å få på plass foreløpige avtaler for hver pakke før du går videre på neste, - inntil du når en gjensidig og bindende avtale for alle temaene som dere har forhandlet om.

Til slutt et lite tips før du du lager din første agenda for din neste forhandling.

Hva bør du gjøre hvis motparten er utålmodighet og vil "gå rett på sak"?

Dette kan skyldes at han er bekymret for manglende effektivitet hvis man bruker tid på å snakke om prosess i stedet for innhold.

I så fall; vær tålmodig og bestemt!

Du kan vise til at tid brukt på å designe selve forhandlingsprosessen ikke bare sparer tid. Det vil også kunne gi klokere, mer robuste og mer verdiskapende avtaler.

Tilbake til toppen